Даже команде из нескольких человек бывает сложно организовать работу: непонятно, как обсудить задачи всем вместе, или невозможно найти нужный документ в десятке папок. Чтобы работать было удобнее, есть облачные сервисы. С их помощью можно хранить файлы и обмениваться ими, собираться на созвоны, чтобы обсудить проекты, или, например, совместно работать над документом в онлайн-режиме. В статье расскажем про лучшие облачные сервисы, которые решают разные бизнес-задачи.
Для коммуникации
Чтобы быстро разбираться с рабочими вопросами, иногда проще созвониться и обсудить всё словами. А мелкие задачи можно решить в переписке. Для этого есть корпоративные сервисы видео-конференц-связи и мессенджеры.
Видеозвонки Mail.ru. Звонить через сервис Mail.ru можно бесплатно, и регистрироваться для этого тоже необязательно. Во время созвона можно писать в чат и отправлять файлы, а еще настраивать два режима отображения участников: показывать только говорящего или сразу всех.
VK Звонки. На платформе удобно проводить встречи любого формата: совещания, вебинары, бизнес-презентации. Нет никаких ограничений по времени и количеству участников. А еще в сервисе не нужно регистрироваться – можно просто присоединиться по ссылке, функции сервиса будут доступны в том же объеме.
Линк Встречи. Сервис от МТС, где можно проводить бесплатные часовые созвоны. Все встречи записываются автоматически – ничего страшного, если забыли включить запись экрана. Можно скачать созвон из личного кабинета и переслушать важные моменты.
Яндекс Телемост. Сервис от Яндекса, в котором можно проводить встречи без ограничений по времени, а также устраивать конференции для нескольких тысяч зрителей. А если во время созвона кто-то вдруг забыл выключить звук и посторонние шумы мешают вести встречу, организатор может самостоятельно выключить микрофон участнику.
Для хранения файлов
В облачное хранилище можно загружать файлы любых форматов и систематизировать их на своё усмотрение: по годам, месяцам или проектам. Так все данные будут в одном месте и не потеряются.
Mail Space. Единое хранилище для файлов из Облака и Почты Mail.ru. Сервис предлагает 8 ГБ бесплатно, а если подключить тариф, объем хранения может увеличиться до 4 ТБ. А еще с подпиской есть возможность посмотреть историю изменений файлов и при необходимости вернуться к предыдущим версиям.
Яндекс Диск. Облачное хранилище, которое будет доступно всегда и везде, – можно пользоваться сервисом с компьютера или установить приложение на телефон или планшет. Все файлы автоматически проверяются на наличие вирусов, а при входе в аккаунт работает система двухфакторной аутентификации.
Для совместной работы с документами
Работа идет быстрее, если решать задачи вместе с коллегами. Есть сервисы, которые позволяют редактировать документы и вносить правки нескольким сотрудникам одновременно, даже если они находятся в разных частях страны.
Мой Офис. Сервис подходит для работы с таблицами, презентациями и документами. Владелец файла может предоставить доступ другим пользователям на просмотр, редактирование или управление. Пользователи, у которых есть возможность управлять документом, также могут пригласить других сотрудников для совместной работы.
Яндекс Документы. Онлайн-редактор для совместной работы над распространенными видами файлов: текстами, таблицами, презентациями. Можно открывать доступ коллегам, вместе вносить правки и следить за изменениями в документе. Новая версия файла сохраняется автоматически. Не придется переживать, что вся работа пропадет, если вдруг прервется соединение.
Для постановки задач
Когда есть четкая структура и график выполнения работ, легче ориентироваться в бизнес-процессах. Сотрудники точно не пропустят важные встречи и не забудут про дедлайны.
Яндекс Трекер. С помощью одного инструмента вы сможете контролировать процессы всех команд и отделов: оценивать трудозатраты, планировать задачи и следить за их выполнением на дашбордах. Трекер спроектирован для работы с большими нагрузками, поэтому справится с любым объемом задач.
YouGile. В YouGile можно быстро создавать регулярные задачи по шаблонам, а общую информацию по проектам просматривать в виде таблиц. Чтобы удобнее было следить за разными задачами, можно менять их цвет на доске.
Kaiten. Все процессы компании будут собраны в одном месте: проекты, задачи, документы, переписки. Можно также следить за личной эффективностью и результатами сотрудников – в Kaiten есть отчеты о времени работы над каждой задачей или целым проектом.
Для работы с клиентами
CRM-системы оптимизируют процессы общения с клиентами, помогают рассылать коммерческие предложения, вести учет финансов и аналитику.
Битрикс24. В простом конструкторе можно самостоятельно создать сайт для продаж и сбора заявок. А чтобы работать быстрее и эффективнее, можно автоматизировать рутинные задачи, работу со сделками, согласование договоров и оплату счетов.
Мегаплан. Сотрудники могут смотреть списки своих задач, руководители — следить за процессами, а директора – получать подробные отчеты и работать с ними. Подойдет компаниям для разных задач: производство, продажи, маркетинг, разработка.
Кроме отдельных сервисов и систем, есть целые виртуальные офисы, такие как Яндекс 360 для бизнеса и VK WorkSpace.
На платформах все необходимые инструменты собраны в одном месте и связаны между собой. Например, с ними не придется сохранять документы себе на устройство, ведь можно сразу отправить их из облака по корпоративной почте.
В цифровой среде Яндекс 360 для бизнеса есть Календарь, Почта на домене, Диск, Мессенджер, Документы, Телемост, Рассылки и Заметки. На Диске можно сохранить большие объемы данных, если подключить больше места отдельным сотрудникам, – до 50 ТБ. А в Мессенджере удобно собирать обратную связь по рабочим вопросам: создавать опросы, просить поставить реакцию на пост или просто узнать мнение в чате.
На платформе VK WorkSpace можно подключить три сервиса по одной подписке. У вас будет доступ к корпоративной почте, облачному хранилищу и супераппу. Суперапп – это приложение сразу с двумя сервисами: мессенджером и аудио- и видеозвонками. Вы сможете свободно общаться, созваниваться и обмениваться файлами с сотрудниками вашей компании.
Такие решения выгодны с финансовой точки зрения: не нужно платить за каждый отдельный сервис, когда по одной подписке вы получаете сразу все. Каждый сотрудник может работать из любой точки страны. При этом информация компании всегда будет в безопасности: общение проходит по защищенным каналам связи, а данные шифруются.
 (1).jpg.webp?171326603059000)
