Риски заказчиков при работе с фрилансерами

Для бизнеса фрилансер – удаленный исполнитель, самостоятельно уплачивающий налоги в качестве самозанятого или ИП. Работа с независимым специалистом предполагает свободу от трудового договора и имеет ряд преимуществ. Но если проблема с содержанием одного специалиста кажется легко решаемой, то управление удаленной командой, состоящей из 5 и более человек, включает множество рисков. Директор по маркетингу экосистемы EasyStaff Юлия Батальцева рассказала, с какими проблемами и вызовами сталкивается заказчик при работе с фрилансерами.

«Мир находится на распутье», – написал президент Всемирного экономического форума Клаус Шваб в книге «Технологии четвертой промышленная революции» в 2016 году. Он первым ввел в употребление термин «Индустрия 4.0», который подразумевает глобальную автоматизацию бизнес-процессов и внедрение информационных технологий и искусственного интеллекта (AI) в промышленность. Сегодня мы становимся свидетелями того, как трансформируется бизнес-среда, меняются модели организации труда и формы сотрудничества. Даже малые предприятия стремятся создать кроссфункциональные команды, на 50% состоящие из удаленных сотрудников-фрилансеров. 

Плюсы и минусы работы с фрилансерами

Итак, почему руководители хотят работать с фрилансерами: 

• быстрый поиск специалистов – найти работника можно через фриланс-биржи;

• выгодные условия сотрудничества – взаимодействие легко прекратить без процедуры увольнения, расторгнув договор ГПХ;

• оптимальное соотношение цены и качества – исполнитель сам устанавливает цену, а заказчик определяет, подходит она ему или нет;

• экономия на содержании сотрудников, оборудовании и аренде помещения;

• возможность привлечь экспертов отрасли на короткое время.

При выборе фрилансера главный плюс для заказчика – доступ к широкому пулу специалистов. По данным DemandSagе, 73% внештатных сотрудников считают коммуникацию одним из важных критериев, 53 % говорят о том, что самое важное при работе с заказчиками – гибкость и умение подстраиваться под конкретные задачи. Действительно, независимые работники бывают более инициативны, чаще предлагают свежий взгляд и новые решения – в отличие от тех, кто работает в найме и вынужден сталкиваться с ежедневной рутиной. 

Однако надо учитывать и минусы: 

• сложности с коммуникацией и контролем качества работы;

• необходимость тщательно выбирать исполнителей и прописывать контракты, защищая интеллектуальную собственность;

• непредсказуемость в сроках, стоимости, качестве работы;

• проблемы с оплатой, переводом средств;

• необходимость контролировать налоговый статус исполнителей.

Прежде чем нанимать сотрудников на удаленку, надо взвесить все за и против и объективно оценить, хватит ли у вас сил управлять командой на расстоянии, учитывая все проблемы с выплатами и ведением документов, необходимых для налоговой. 

Проблемы с удаленной командой и пути их решения

Фраза «я управляю удаленной командой» звучит красиво, но по факту подразумевает руководство группой людей, которых ничто не связывает между собой, кроме интернета. Только благодаря цифровым платформам фрилансеры могут качественно взаимодействовать – работать, общаться и получать зарплату. При этом руководители сталкиваются с рядом проблем. Расскажем, какие это проблемы и как их решить. 

Коммуникация внутри команды

Используйте надежные инструменты коммуникации (например, Discord или Telegram) с возможностью группового общения и обмена файлами. Регулярные онлайн-совещания (синхронные сессии) обязательны не только для информирования, но и для безопасности проекта. Если удаленный сотрудник покинет проект, его быстрая замена станет возможна только в том случае, если у команды будет вся актуальная информация и полное понимание текущего состояния задачи.

Хочу поделиться опытом. Я живу и работаю в Испании. Копирайтер из моей команды совмещает работу в найме и фриланс в EasyStaff после 18 часов по будням. Из-за разницы часовых поясов часто возникают задержки с коммуникацией – мы ждем решения копирайтера, а он, например, не на на связи. В свою очередь, когда у него возникают вопросы, то я не могу оперативно ответить, потому что уже слишком поздно. Поэтому регулярные встречи необходимы для поддержания здорового общения, когда у всех членов команды есть понимание, что все всё услышали правильно. 

Поиск надежных исполнителей

На поиск надежных исполнителей-фрилансеров заказчики тратят от одного до трех месяцев. Чтобы снизить риски, многие платформы фриланса предоставляют механизмы верификации, но полностью исключить мошенничество невозможно. Стоит быть бдительными и распознавать распространенные схемы обмана: 

• создание фейковых профилей исполнителей и заказчиков для накрутки рейтинга;

• предложение использовать внешние эскроу-сервисы вместо встроенных в платформу; 

• настойчивые требования немедленной оплаты. 

Недавно мы решили создать статью об EasyStaff на Википедии и связались с неким Артемом. Он сразу поинтересовался: «А где деньги?» Мы оплатили его услуги, но статья провисела всего сутки, после чего была удалена ── как говорится, «not enough notoriety». Оказалось, что Артем действительно был ноунеймом, хотя его анкета была опубликована на сайте профи.ру. Он утверждал, что статью можно разместить, если заплатить, но другие, более известные агентства, отказывались браться за наш запрос, объясняя это недостатком информации о нашей компании. 

Поэтому будьте внимательны: помимо бирж и сообществ в соцсетях пользуйтесь проверенным способом – «сарафанным радио». Рекомендации от друзей, коллег и знакомых – хороший способ найти толкового специалиста и получить тот результат, на который вы рассчитываете. 

Надежная система оплаты

Часто слышу от коллег, что сложности начинаются по окончании работ, когда не было договоренности на берегу, где и как платить. И тут начинается – «у меня так не работает», «мне так не удобно». Проект завершился, а заказчик не знает, как оплатить исполнителю работу. 

Оптимальный вариант – использование встроенных в платформу эскроу-сервисов, особенно при работе с новыми исполнителями. Если исполнитель проверенный, можно рассмотреть альтернативные платежные системы с учетом географического положения фрилансера. 

Специализированные сервисы по управлению фрилансерами предлагают удобные инструменты для международных переводов, а также предоставляют необходимые документы для налогового учета.

Вызовы фриланса и что с ними делать

Разберем основные вызовы, возникающие при работе с внештатными сотрудниками, и расскажем, как их решать.

Неизвестен налоговый статус фрилансера 

Для бизнеса сотрудничество с фрилансером подразумевает партнерские отношения, где исполнитель отвечает за уплату налогов и предоставление необходимых документов, минимизируя риски для заказчика. Ключевой момент – правильный налоговый статус фрилансера. Вариантов два:

• Самозанятый (плательщик НПД). Это минимальный необходимый статус. Самозанятый самостоятельно платит налог (4% для физлиц, 6% для юрлиц), предоставляя закрывающие документы. Это упрощает налогообложение для компании. Однако самозанятость имеет ограничения: отсутствие налоговых вычетов и пенсионных отчислений и необходимость безупречного заполнения чеков, что критично во избежание проблем с налоговой инспекцией для заказчика. Важно отметить: перевод средств на карту физлица самозанятого должен сопровождаться всеми необходимыми документами (актами, чеками). В противном случае компания может быть обязана уплатить НДФЛ и другие взносы, как за наемного сотрудника.

• Индивидуальный предприниматель (ИП). Это юридическое лицо, предоставляющее расчетный счет для безналичных оплат. Это значительно безопаснее для компании, так как исключает прямые переводы на карты физических лиц.

Проверка налогового статуса фрилансера обязательна – для этого можно использовать сервисы проверки контрагентов и сайт ФНС России. Также при заключении договора компания должна запрашивать и хранить подтверждающие документы, что обезопасит ее в случае утраты фрилансером своего статуса или налоговых претензий со стороны государства. Наличие этих документов станет доказательством правомерности трудовых отношений.

Исполнитель находится за рубежом

Многие фрилансеры сотрудничают с российскими компаниями, находясь за рубежом, но сохраняя российское гражданство и налоговое резидентство. При таких раскладах перевод денег физическому лицу от юрлица на банковскую карту может показаться и вовсе невозможным. Для заказчика это значит, что перед налоговой надо будет отчитываться и искать способы, благодаря которым исполнитель смог бы предоставить подтверждающие документы о получении средств как независимая сторона. Но переводить деньги за рубеж сейчас затруднительно: с российского рынка ушли многие крупные платежные системы, а банки выставляют большие комиссии за валютные платежи. 

Чтобы решить эту проблему, бизнес все чаще обращается к сервисам-посредникам, которые помогают переводить деньги исполнителям за рубеж. В отличие от бирж фриланса (многие из которых также покинули Россию), они предоставляют закрывающие документы обеим сторонам – и исполнителю, и заказчику. 

Сервис-посредник работает как связующее звено между фрилансером и работодателем, работая через европейское юридическое лицо и имея объемную базу банковских аккаунтов по всему миру. Для заказчика сервис выступает как B2B-партнер, для фрилансера – как покупатель услуг, так что трудовых отношений между непосредственно исполнителем и заказчиком не возникает (что также важно в контексте российского трудового законодательства). 

Сложно адекватно оценить стоимость работ

Заказчики часто привлекают внештатных сотрудников, чтобы оптимизировать затраты, однако для обеих сторон важно адекватно оценить стоимость работ. Заказчик стремится к экономии, а фрилансер – к справедливой оплате. Чтобы не переплатить и не продешевить, нужно соблюдать базовые правила безопасности.

• Тщательно проверьте компетенции фрилансера. Не ограничивайтесь словами о работе с известными компаниями или об успешных проектах. Запросите контакты предыдущих заказчиков для получения отзывов или попросите предоставить портфолио выполненных работ. Это поможет убедиться в квалификации исполнителя и избежать разочарования.

• Обратите внимание на ценообразование. Округленные суммы (например, 50 000 рублей) или, наоборот, цены, как в супермаркете (499 рублей за тысячу знаков), должны насторожить. Округление может свидетельствовать об отсутствии обоснованного расчета стоимости, а завышенные цены могут быть попыткой манипуляции.

К примеру, один художник за картинку просит 1300 рублей, а другой – 2600. Как посчитать бюджет? Мне кажется, что проект может стоить 100 тыс.рублей, а фрилансер говорит, что у него еще затраты на лицензию, на обслуживание и т.д. Надо это учитывать и сразу обговаривать ситуацию.

• Отметьте скорость ответа. Долгие паузы между сообщениями еще на этапе согласования (без предварительного предупреждения) – тревожный знак. Это может указывать на потенциальные проблемы с коммуникацией, срывы сроков, задержки в работе, что в конечном итоге скажется на стоимости проекта.

Фрилансер раздувает цену 

Опытные фрилансеры обычно следят за рыночными тенденциями и стараются придерживаться конкурентных ставок. Их приоритет – проектная работа с четкими целями и конкретными результатами. Если задача требует нестандартных решений, экспериментов, нескольких итераций – фрилансер, скорее всего, запросит дополнительную оплату за правки и доработки.

Если сравнивать с наймом, то один трудочас наемного сотрудника вместе с налогами может стоить дороже, чем один трудочас фрилансера. Важно понимать, что внутренний сотрудник может не обладать необходимыми компетенциями или выполнить задачу некачественно. Однако если ваша команда справляется с проектами самостоятельно, возникает вопрос – зачем привлекать аутсорсинг? Если же речь идет исключительно об операционных задачах, то, конечно, фрилансеры могут быть более выгодным вариантом.

Вот что нужно сделать, чтобы правильно рассчитать стоимость задачи и выстроить конструктивные отношения с фрилансером.

• Консультируйтесь с экспертами. Обратитесь к опытным коллегам или специалистам, знакомым с рынком фриланса, чтобы получить информацию о рыночных ценах на проекты, аналогичные вашим.

• Сравнивайте предложения. Запросите несколько ценовых предложений и смет, принимая во внимание опыт и квалификацию каждого исполнителя. Учитывайте, что начинающие фрилансеры, как правило, предлагают более низкие цены, но требуют тщательной проверки портфолио и отзывов.

• Оценивайте потенциальную прибыль. Если вы работаете в узкой нише с ограниченной информацией о ценах, рассчитайте ожидаемую прибыль от проекта и определите, какую часть можно выделить на оплату услуг исполнителя. 

Сложно оценить профессионализм фрилансера

Оценить профессионализм фрилансера онлайн не всегда просто. Лучше всего провести комплексную проверку.

• Изучите портфолио. Оцените качество работ, соответствие стилю и требованиям вашей компании. Например, если вам нужен копирайтер для написания лонгридов, имеет смысл смотреть на примеры лонгридов в первую очередь, но и другие тексты тоже могут быть показательным.

Привлекая дизайнера, используйте reverse image search (поиск по картинке), чтобы проверить, нет ли таких же работ за другим авторством. Посмотрите на «унифицированность» работ: можно работать в разных стилях, но авторские черты всегда можно уловить – нет ли ощущения, что портфолио «рваное»? 

• Если у фрилансера бедное портфолио, а в качестве объяснения приводятся соглашения о неразглашении (NDA), будьте осторожны. Нельзя исключать, что у исполнителя вовсе нет релевантного опыта. Убедитесь, что у него есть какие-то работы, хотя бы отдаленно напоминающие ваш проект.

• Смотрите на отзывы и рейтинг, если вы ищете специалистов через платформы. Большое количество положительных отзывов, безусловно, вызывает доверие. Однако важно анализировать содержание отзывов и выделять те, которые относятся к задачам, схожим с вашими. Например, если у вас сложный и многоэтапный проект, обратите внимание на отзывы о длительном сотрудничестве с данным исполнителем. 

• Запрашивайте контакты предыдущих заказчиков. Общение с ними позволит получить объективную оценку профессиональных качеств фрилансера, оценить его способность решать сложные задачи и прогнозировать успешность вашего сотрудничества.

Важно: обратите внимание на коммуникацию со специалистом. Уже первый отклик фрилансера на вашу задачу может многое сказать о его подходе к работе. Типовые шаблонные ответы могут указывать на использование ботов, формальный подход к работе или необязательность. В процессе дальнейшего общения оцените скорость реакции, точность ответов и готовность задавать вопросы. Уже на этапе переговоров можно определить, заинтересован ли фрилансер в вашем проекте или стремится как можно быстрее его завершить.

Например, вы размещаете вакансию на позицию копирайтера в финтех-стартап, указывая, что требуется опыт ведения блогов. В ответ приходит сообщение: «Пишу тексты, упаковываю аккаунты в социальных сетях». Очевидно, что человек откликнулся на слово «ведение», даже не вникнув в суть вашего запроса или описания проекта. Или кандидат пишет: «Примусь за работу завтра». Это красный флаг. Как можно приступить к работе завтра, если в вашем объявлении указано, что сначала необходимо подписать NDA? Исполнитель даже не ознакомился с условиями.

Сложно договариваться о проекте

Успешное взаимодействие с внештатными специалистами строится на четком понимании целей и взаимных ожиданий. Для этого нужны:

• Предельно четко сформулированные цели проекта. Опишите желаемый результат, установите сроки и обозначьте ключевые требования к работе.

• Совместное определение критериев оценки качества. Объясните, какие параметры должны быть выполнены, чтобы считать работу успешной.

• Регулярная обратная связь. Запланируйте встречи или онлайн-созвоны для обсуждения прогресса, обмена информацией и внесения корректировок.

Крайне важно зафиксировать все договоренности в письменной форме: составить договор и параллельно проговорить основные моменты в почте, чате или в отдельном документе (например, в стайлгайде или в техническом задании). Четко прописанные ожидания и критерии приемлемого результата служат основанием для выплаты или невыплаты гонорара, а также защищают исполнителя от необоснованных требований, выходящих за рамки первоначальных договоренностей.

Сервисы-посредники упрощают для заказчиков работу с фрилансерами вне зависимости от того, где они находятся – в России или за рубежом. Специализированные платформы берут на себя сложные вопросы платежей и документооборота, обеспечивая юридическую чистоту и налоговую отчетность. Бизнес может сфокусироваться на проектах и качестве работы, а не на бухгалтерии и международных переводах, повышая эффективность сотрудничества и тратя силы на поиск действительно квалифицированных исполнителей, в том числе для долгосрочного сотрудничества.