В наши дни успех в бизнесе зачастую зависит от того, насколько оперативно компания готова реагировать на внешние и внутренние вызовы. И от того, насколько правильно в ней выстроена совместная работа сотрудников и насколько быстро принимаются решения. Бизнес становится все более глобальным, компании открывают офисы по всему миру, их команды разбросаны по часовым поясам – сотрудникам теперь приходится подстраиваться под новую реальность.
Раньше мы общались с помощью электронной почты и личных встреч, которые могли занимать около 40–50% нашего рабочего дня. Но в сегодняшнем мире это уже не работает.
На выручку современному бизнесу приходят командные мессенджеры, которые позволяют заметно повысить производительность и становятся основным инструментом совместной работы в компаниях по всему миру.
По данным опросов наших пользователей, переход с электронной почты на корпоративные мессенджеры позволил повысить производительность в коллективе в среднем на 40% за счет более быстрого принятия решений.
Командные мессенджеры – это основной инструмент рабочей коллаборации будущего. Многие крупнейшие мировые компании уже взяли их на вооружение.
Но по мере того, как корпоративные мессенджеры все больше входят в нашу жизнь, начинают звучать и нотки сомнения: действительно ли они помогают нам быть более продуктивными, или наоборот, только создают видимость, а на самом деле заставляют нас постоянно отрываться от рабочего потока и отвечать на сообщения? И не стоит ли нам перестать так тесно общаться друг с другом по работе? Конечно, нет! Без отлаженной коммуникации бизнес перестанет работать как машина и начнет давать сбои.
Важно правильно использовать командные мессенджеры для того, чтобы они повышали продуктивность, а не наоборот.
Одна из самых упоминаемых проблем вокруг использования корпоративных мессенджеров состоит в том, что, когда беседа идет в реальном времени, довольно сложно сделать вид, что сообщение осталось незамеченным (а следовательно, и не отвеченным) – в отличие от электронной почты, на которую большинство людей не чувствуют себя обязанными отвечать немедленно.
Проблема на самом деле состоит в том, что в современном мире замедленная реакция на срочные вопросы может привести к плачевным результатам и даже трактоваться со стороны собеседника как проявление грубости – все равно если бы вы внезапно прервали личный разговор тет-а-тет. Но в командных мессенджерах эту проблему можно решить, включив на определенное время функцию «Не беспокоить» для себя и для членов всей команды. Поэтому с легкой совестью можно будет ответить на все сообщения, никого не обидев, когда режим «Не беспокоить» завершится.
Многие люди стали испытывать определенную зависимость от электронной почты или обычных мессенджеров, вроде WhatsApp и т.д. и теперь проверяют их каждую минуту – даже если они не получают никаких уведомлений. Дело – в страхе, они боятся пропустить что-то важное. Это тоже может сильно сказываться на продуктивности. Но и здесь корпоративные мессенджеры могут выступать для улучшения коммуникации и координации с коллегами.
Они позволяют пользователями одновременно быть частью разных команд. Пользователи получают доступ ко всем обсуждениям, в которых они участвуют, из одного интерфейса и устанавливают уведомления для ключевых проектов или обсуждений. В то же время они могут заглушать уведомления для менее приоритетных обсуждений или групп, которые могут подождать и не требуют срочных ответов, или просто включать режим «не беспокоить». Например, для канала, в котором с коллегами обсуждается вечерний корпоративный футбол. Все эти функции есть в большинстве современных мессенджеров, они позволяют не отвлекать внимание современных офисных сотрудников на второстепенные вопросы, сфокусироваться на первостепенных задачах и таким образом не снижать продуктивность.
В отличие от электронной почты – медленной и асинхронной – командные мессенджеры повышают эффективность, предлагая пользователям множество полезных функций – мониторинг и оптимизация времени, коллективные списки задач, расшаривание файлов, групповые опросы и т.д. Плюс – в мессенджерах удобно делиться с коллегами информацией, ссылками на статьи и т.д., особенно с большим количеством человек.
Согласно исследованиям, в среднем производительность сотрудника, которому приходится искать информацию о компании или коллегах, обладающих экспертными знаниями, падает на 20%.
Плюс – в отличие от той же электронной почты корпоративные мессенджеры поддерживают интеграцию самых популярных приложений. Например, файлы и документы с Google Диска могут быть запросто интегрированы в командный мессенджер, что позволит пользователям работать с этими документами в одном месте. Интересно, что компании могут также создавать и интегрировать нужные им приложения в командный мессенджер в соответствии с их уникальными потребностями. Например, компании могут настраивать приложение планировщика собраний, которое помогает пользователям планировать встречи, приглашать участников, получать отзывы участников, просматривать календари – все это на одной платформе командного мессенджера.
Таким образом, при правильном использовании командные мессенджеры не снижают, а наоборот повышают производительность. Их функции позволяют пользователям отключаться от мира, когда они хотят сосредоточиться на работе, и всегда быть на связи, если приходят срочные и важные сообщения, которые не получится пропустить (как это иногда бывает в случае с корпоративной почтой) при всем желании.
Большинство пользователей признают, что перерывы и постоянное переключение с задачи на задачу являются необходимым злом в процессе командной работы. Без них просто не обойтись. Поэтому важно, чтобы сотрудники находили баланс между организацией совместной работы и управлением задачами. При правильном использовании платформы для командной работы позволяют сотрудникам эффективно управлять своим временем и одновременно успешно сотрудничать со своими коллегами в режиме реального времени. И таким образом решать классическую проблему производительности и коллективного труда.
Крупнейшие компании и организации по всему миру уже перешли на корпоративные мессенджеры для бизнес-коммуникаций. Об их преимуществах и функциях, которые значительно повышают эффективность рабочих процессов, можно говорить бесконечно. В ближайшем будущем корпоративные коммуникационные платформы выйдут на первый план в этой роли по всему миру. Фактически они открывают новую эпоху в области организации труда.
Электронную почту тоже хоронить окончательно не будем – она, конечно, уступит первенство новым коммуникационным корпоративным платформам, но не умрет. Официальные коммуникации, решение и обсуждение длительных проектов будут происходить по-прежнему в электронной почте в форме длинных цепочек с темой письма «Re:Re:Re:». К тому же переписка в электронной почте по-прежнему является официальным документом, который можно всегда «поднять» при юридических спорах. Переписку в мессенджерах пока еще в этом качестве использовать нельзя.
