За 5 лет работы с организаторами Nethouse.События мы наблюдаем разные задачи, которые им приходится решать. Одна из таких – это поиск партнеров. Каждое мероприятие сталкивается с конкуренцией за внимание аудитории и финансовую поддержку, поэтому искусство привлечения новых компаний имеет ключевую роль в успехе любого из них. Работа с партнерами не просто помогает покрыть расходы на реализацию события, но и создает для всех участников дополнительную ценность. Мы решили поделиться своим опытом и собрали полезные советы в этой статье, которые позволят быстрее и качественнее справляться с подобными вопросами.
Классификация партнеров мероприятия
Каждый вносит свой вклад в успех мероприятия, поэтому эффективное взаимодействие и координация между разными партнерами является ключом к созданию успешного и запоминающегося события.
- Спонсоры
Компании, которые финансово поддерживают мероприятия в обмен на рекламу своего бренда или продукта. Спонсорство может варьироваться от мелких вкладов до крупных инвестиций, покрывающих значительную часть бюджета события.
- Информационные партнеры
Медиаорганизации, которые занимаются продвижением события через свои каналы. Это могут быть печатные издания, онлайн-ресурсы, телевизионные и радиостанции, которые предоставляют рекламные и информационные услуги.
- Технические партнеры
Компании, которые обеспечивают событие необходимым оборудованием и техническими услугами, от звукоусилительной аппаратуры и освещения до сценических конструкций и видеозаписи мероприятия.
- Контент-партнеры
Эксперты, спикеры, тренеры и другие профессионалы, которые предоставляют контент для события – проводят мастер-классы, выступления, лекции и воркшопы.
- Кейтеринговые партнеры
Компании, обеспечивающие питание для участников и гостей события. От выбора кейтеринга зависит качество и разнообразие предлагаемой еды и напитков.
- Транспортные партнеры
Партнеры, обеспечивающие логистику участников и гостей события. Это могут быть компании такси, автобусных перевозок или даже авиакомпании, предлагающие специальные условия для посетителей мероприятия.
- Партнеры места проведения
Они являются одними из ключевых на любом событии, так как предоставляют пространство для проведения мероприятия, например, это может быть выставочный центр, конференц-зал, открытая площадка и т.д.
- Волонтерские организации
Группы волонтеров, помогающие с организационными и логистическими задачами во время события. Они могут заниматься регистрацией участников, предоставлением информации и помощью в навигации по месту проведения.
Как найти партнеров?
Стратегия поиска партнеров требует комплексного подхода и включения в работу различных каналов коммуникации. Организаторам событий следует рассмотреть такие методы:
- Сетевые мероприятия, такие, как конференции, семинары и деловые завтраки, являются идеальными площадками для знакомства. Это возможность встретиться лично, обменяться контактами и первично обсудить перспективы сотрудничества.
- Деловые ассоциации. Членство в отраслевых ассоциациях и бизнес-группах позволяет найти партнеров, разделяющих ваши профессиональные интересы. Предоставляемые средства и возможности, например, базы данных, могут значительно облегчить процесс поиска.
- Социальные сети предлагают инструменты для поиска компаний и профессионалов. Здесь можно не только найти потенциальных партнеров, но и предварительно оценить их бизнес-активность и подход к сотрудничеству.
Как создать уникальное предложение?
Для создания эффективного и уникального предложения организаторам событий необходимо придерживаться следующей последовательности шагов:
Шаг 1: Определение целей события и партнерства
- Изучите свои основные цели: чего вы хотите достичь с помощью события?
- Определите, как партнерство может помочь в достижении этих целей: нужны ли вам ресурсы, продвижение или доступ к определенной аудитории?
Шаг 2: Анализ потребностей и интересов потенциальных партнеров
- Соберите информацию о потенциальных партнерах: что важно для них? Какие у них цели?
- Выявите точки соприкосновения: где ваши цели совпадают с целями партнеров?
Шаг 3: Формулирование предложения
- Составьте список преимуществ для партнера: как участие в вашем событии может принести им пользу? Предложите конкретные выгоды, например, доступ к новым аудиториям или повышение брендовой известности.
- Разработайте индивидуализированные пакеты: создайте несколько вариантов предложений с разными уровнями вовлеченности и выгод.
Шаг 4: Создание коммерческого предложения
- Четко и кратко изложите суть предложения: включите описание события, вашу цель, предлагаемые партнерские пакеты и преимущества для партнера.
- Оформите презентацию или документ: используйте профессиональный дизайн и ясную структуру для лучшего восприятия информации.
Хорошим примером такого вида предложений для нас является пакет конференции организаторов Ивентологии «Белая конфа».
Шаг 5: Переговоры и адаптация предложения
- Подготовьтесь к переговорам: будьте готовы обсуждать детали предложения, а также вносить в него изменения в соответствии с пожеланиями партнера.
- Покажите гибкость: демонстрируйте готовность адаптировать ваше предложение для удовлетворения конкретных потребностей партнера.
Шаг 6: Заключение соглашения
- Сформулируйте соглашение или контракт: включите все договоренности, обязательства сторон, сроки и условия сотрудничества.
- Обеспечьте четкое описание процедур отчетности и коммуникации для поддержания прозрачности на протяжении всего сотрудничества.
Шаг 7: Мониторинг и обратная связь
- Отслеживайте выполнение соглашения и успех сотрудничества: собирайте данные и анализируйте результаты.
- Своевременно предоставляйте обратную связь: поделитесь результатами с партнером и обсудите возможные улучшения для будущих сотрудничеств.
В заключение стоит подчеркнуть, что успешное сотрудничество с партнерами – это не просто поиск внешней поддержки для мероприятия, но и культивирование долгосрочных отношений, в которых каждая сторона чувствует свою значимость и привносит вклад в общий успех. Важно не только четко формулировать свои ожидания и предлагаемые выгоды, но и тщательно изучать потребности и стремления единомышленников, создавая условия для синергии и взаимного роста.
